20분으로 200%의 효율 내기, 20분-10분 회의법

大코로나 시대, 여러분의 온라인 회의는 안녕하십니까?

오늘도 온라인 회의에 참여하기 위해 카메라를 켠 당신!

• 오랜 시간 결정이 나지 않고 회의가 늘어지는 경험.
• 논의가 벗어나도 꾹 참았던 경험.
• 비효율적인 회의의 대안을 찾지 못해 입을 다물고 있던 경험.
• 특히 1시간 이상의 긴 회의 동안 언제 쉬어야 할지 모르겠는 경험.
• (화장실이 가고 싶어도 가고 싶다 말하지 못하는...)

이런 경험을 한 번이라도 경험해본 당신!

이 글로 끝없는 회의의 굴레에서 벗어나자.

여성 IT 인재가 되기 위해 ‘모인’ 데잇걸즈 멤버들 역시 코로나 19로 인해 물리적으로 ‘모이지’ 못하고 온라인으로만 ‘모이고’ 있다. 데잇걸즈 멤버들도, 평범한 사람들과 다를 바 없이 비대면 상황이 낯설었고, 온라인으로 회의를 진행하면 할 수록 온라인의 한계를 체감하고 있었다. 회의 방향은 계획과 달리 흘러가고, 회의는 제자리를 맴돌았다. 예상보다 길어진 회의에 쉬는 시간을 외치기는 더욱 망설여졌고, 가뜩이나 집중하기 힘든 온라인 회의는 더 집중하기 어려워지고 있었다.

온라인 회의의 불편함을 경험한 히끼, 히제오, 젠젠은 이 문제를 해결하고자 데잇걸즈 코치이신 김창준님 조언을 구했다.

🤔 창준님! 온라인 회의를 효율적으로 진행하려면 어떻게 해아할까요?

🧙‍♂️회의시간을 줄이고 중간에 강제로 휴식시간을 가지십시오.

🤔 그러면 한 번 회의 할 때 얼마나 길게 하는 게 적당하다고 생각하시나요? 그래도 회의를 하면 삼사십분은 기본 아닌가요?

이런 질문에 창준님은 전혀 다른 대답을 주셨다.

🧙‍♂️ 30분도 깁니다. 20분 하고 10분동안 쉬세요!!

데잇걸즈는 창준님의 조언을 바로 실전에 적용했고, 그 효과는 놀라웠다. 평소보다 빠른 의사결정이 이루어졌고, 팀원들은 높은 집중력을 유지할 수 있었다. 또한 회의 방식에 만족한 팀원들은 다른 팀에도 이 방식을 추천하였다. 이후 지금까지도 대부분의 데잇걸즈 팀 회의는 20분-10분 방식으로 진행되고 있다.

기약없이 늘어지는 회의에서, 특히 익숙하지 않은 온라인 회의를 할 때에 시간을 어떻게 관리해야 할지 고민하는 당신을 위해, <20분-10분 회의>를 제안한다.

20분-10분 회의는 20분 동안 회의를 진행하고, 10분 동안 휴식하는 회의 방식이다. 10분의 휴식 이후에는 같은 방식을 반복하면 된다.

20분-10분 회의를 적용하면 팀원들은 집중력이 떨어지기 전에 적절한 휴식을 취함으로써, 회의 시간 동안 더욱 높은 집중력을 유지할 수 있다. 또한 회의 시간이 20분으로 제한되므로, 짧은 시간 동안 결론을 내기 위해 중요한 논의를 위주로 생산적인 회의를 할 수 있다

20분밖에 회의를 안 하는데 회의 시간의 반이나 되는 10분의 휴식이 필요한 일인지 의구심을 가질 수도 있겠다. 10분의 휴식 시간 동안 꼭 휴식만 취해야하는 것일까?

아니다. 휴식 시간에도 아래와 같이 회의의 생산성을 높일 수 있는 다양한 작업들이 가능하다.

1. 쉴틈없이 진행되는 회의의 흐름을 놓친 팀원들이 있다면 이후 회의가 제대로 진행되기 힘들다. 20분 동안 이해하지 못한 부분을 따라잡는 데 휴식시간을 활용할 수 있다.
2. 회의에서 의사결정이 쉽게 나지 않는 것은 팀원들에게 회의 주제에 대한 정보가 충분하지 않기 때문일 수도 있다. 휴식 시간을 이용해 회의 내용에 보충하거나 필요한 정보를 수집할 수 있다.
3. 회의가 빠르게 진행된다면 말할 기회를 잡지 못하거나 말하고 싶은 내용이 있어도 생각이 정리 되지 않아 발언을 하지 못하는 팀원이 생기기 마련이다. 이러한 팀원들은 휴식시간 동안 다음 회의 때 의견을 제시하기 위해 생각을 정리할 수 있다.
4. 회의를 진행하다 보면 집중력이 떨어지는 것은 자연스러운 일이다. 스트레칭을 하거나 커피를 리필하는 등 (화장실도 가고) 각자의 방식으로 자유롭게 기운을 충전할 수 있다.

20분-10분 회의가 무엇인지 어느 정도 감이 잡혔을 것이다. 지금부터는 20분-10분 회의의 구체적인 진행 방법에 대해 알아보겠다.

1. 20분-10분 회의 Classic Ver.

기본적인 20분-10분 회의에서 필요한 것은 타임키퍼이다. 타임키퍼는 회의 시간 지킴이로, 말 그대로 회의 시작부터 시간을 재고 20분이 지나면 회의를 마치도록 한다. 10분의 휴식 후 팀원들을 불러모으고 회의를 재개하는 것 역시 타임키퍼의 역할이다.

회의 시간이 끝나간다면 타임키퍼는 발언자가 발언을 마무리할 수 있도록 미리 공지해주고, 추후 논의가 10분 후에 다시 이루어질 수 있도록 해야 한다. 10분의 휴식을 가진 후 회의를 재개했을 때는 회의가 이어지도록 이전의 내용을 상기시켜주어야 한다.

여기서 타임키퍼의 가장 중요한 역할은 시간 관리이기 때문에, 매 주기마다 타임키퍼를 맡는 사람을 바꿀 필요는 없다. 부담이 되지 않는다면 하루의 회의동안 한 사람이 쭉 타임키퍼를 맡아도 된다.

이렇게 시간을 잘 지키면서 같은 패턴을 유지하면 효율적인 회의가 이루어질 수 있다.

2. 20분-10분 회의 Advanced Ver.

팀원들이 20분-10분 회의방식에 익숙해졌다면 더 발전된 형태의 회의 방식을 시도할 수 있다. 타임키퍼의 역할을 단순한 회의 시간 지킴이에서 회의 주제 지킴이까지 확대하는 것이다. 이 회의 주제 지킴이를 키퍼라고 한다.

20분-10분 회의는 회의 주기가 짧으므로 주제에서 벗어난 발언이 20분의 회의에 미치는 타격이 크다. 키퍼는 회의 시간동안 모두가 이야기하기로 한 주제에 집중할 수 있도록 돕는 역할을 한다. 또한 20분-10분 회의만의 문제는 아니지만, 회의 시간동안 결정된 사항에 대해 사람마다 다르게 이해하고 있는 경우도 있다. 회의의 주제와 결론을 정리하는 키퍼는 이러한 문제를 해결하면서 회의 시간 전체의 생산성을 크게 올린다.

해당 회의시간의 키퍼가 하는 일은 네 가지이다.

1. 타임키퍼와 마찬가지로 20분을 기준으로 회의 종료가 임박할 때에 남은 시간을 알려주고 회의 시간을 20분으로 유지한다.
2. 20분 회의가 시작할 때에 논의하기로 한 주제를 정리해 회의록 표에 작성한다.
3. 20분의 회의동안 논의하기로 합의한 주제에서 벗어난 발언을 제지한다.
4. 20분 회의 종료 후 10분의 쉬는시간동안 직전 회의의 결론을 정리해 회의록 표에 작성한다.

타임키퍼의 역할인 (1) 회의 시간 관리에 (2), (3), (4)의 역할이 추가된 것인데 각 역할의 효용은 이렇다.

(2) 논의 주제를 정리해 회의록에 작성 (agenda 칼럼) 모든 회의 팀원이 20분 동안 토의해야 하는 주제를 숙지할 수 있다.

(3) 논의하기로 한 주제에서 벗어난 발언 제지 키퍼의 가장 중요한 역할이다. 다루기로 한 주제와 거리가 있는 발언을 자제해야 한다는 것을 알고 있지만 종종 논의의 흐름에 따라 주제에서 벗어난 이야기가 나올 때도 있다. 특히 오디오가 겹치기 쉬운 온라인 회의에서는 다른 사람의 이야기를 끊는 것이 오프라인 회의에서보다 어렵게 느껴질 수 있다. 응급 상황에서 도움을 청할 때 많은 사람들에게 도와달라고 외치기보다 도움을 구할 사람을 특정할 때 더 효과적이라는 이야기를 들어보았을 것이다. 이와 유사하게 주제에서 벗어난 발언을 제지하는 키퍼를 정하면, 키퍼가 책임감을 갖고 부적절한 발언을 수월하게 중단할 수 있다. 또한 그런 발언을 한 팀원도 키퍼의 역할을 알고 있기 때문에 키퍼의 제지를 감정적으로 받아들이지 않을 수 있다.

(4) 맡은 회의 결론 정리해 회의록에 작성 (conclusion 칼럼) 키퍼가 정리한 결론을 보고 회의의 모든 팀원이 결정된 사안을 정확하게 이해하고 있는지 각자 확인할 수 있다. 발언 전체를 받아적는 속기록을 결론을 정리하는 키퍼가 작성할 수도 있지만 이를 반드시 키퍼가 해야하는 것은 아니다. 키퍼의 주요 임무는 해당 시간의 자세한 회의록을 남기는 것이 아닌, 회의의 주제와 회의 동안 결정된 내용을 정리해 작성하는 것이다.

20분-10분 회의 방식에 어느 정도 익숙해졌더라도 이 4가지 역할을 한 사람이 맡는 것이 부담이 될 수 있다. 데잇걸즈의 경험 상 5~6인 규모의 팀에서는 키퍼 역할을 30분 주기로 (20+10) 돌아가면서 맡을 때 효율이 가장 좋았다. (3)과 (2), (4)의 역할을 분리하는 것도 가능하나, 작은 규모의 팀에서는 전체 팀원이 한 명씩 돌아가면서 키퍼를 맡을 때에 역할이 2가지 이상이면 로테이션이 너무 복잡해지는 부작용이 있다. 회의에 참여하는 팀원이 많을 때에는 역할의 세분화를 시도해볼 수도 있겠다.

20-10 회의록 예시

이해를 돕기 위해 키퍼가 있는 회의의 회의록을 칼럼별로 살펴보자.

• date: 필요에 따라 회의의 일시를 기록한다.
• time: 회의시간과 쉬는 시간을 각각 xx:xx - yy:yy 형태로 표시한다. 이 칼럼이 노션에서 데이터베이스 테이블을 생성 시 클릭하면 페이지가 열리는 제목 칼럼으로 하면 키퍼가 (속기록 작성자가 별도로 지정되어있으면 속기록 작성자) 회의 중에 속기록을 작성하는 페이지로 활용할 수 있다.
• project: 다양한 프로젝트를 동시에 진행하는 팀의 경우 회의의 대주제를 분류해 선택한다. 회의 시간에 일정하게 유지되기 때문에 일과 종료 후 어떤 프로젝트 회의에 시간을 많이 쏟았는지 한눈에 확인할 수 있다.
• keeper: 해당 회의시간의 키퍼를 입력한다.
• agenda: 회의 시작과 동시에 20분동안 이야기할 주제를 정해 직전 회의시간동안의 agenda를 계속해서 다루기로 했다면 위의 agenda를 그대로 붙여넣거나 위와 이어진다는 뜻에서 cont. 등으로 간단히 쓸 수도 있다.
• conclusion: 해당 회의시간의 키퍼가 회의 종료 후 회의의 결론을 간략하게 요약해 작성한다. 쉬는시간동안 conclusion을 작성하는 게 부담스러울 수 있지만 conclusion 작성은 위에서 설명한대로 모두가 회의의 결론을 바르게 이해하는 것뿐만아니라, 회의록 초고의 요약본을 작성하는 시간을 절약하는 효과도 있다. 회의에 참석하지 못한 팀원은 회의록 테이블의 agenda와 conclusion을 읽는 것만으로도 그 날 회의의 중요한 내용을 모두 팔로업할 수 있다.

TIP: 캡처 화면을 보면 첫번째 회의의 project가 planning이다. 첫 20분 동안은 그 날 다루어야 할 주제들을 리스트 업하고 해당 주제들의 논의 순서를 결정하는 것이 좋다. 20분-10분 회의 방식에 익숙해지면 모든 논의 주제들을 20분동안 결정될만큼 작은 단위로 쪼개는 것도 가능하다.

(위 설명이 이해가 잘 안 되지 않으면 템플릿 링크를 확인해보길 바란다)

데잇걸즈 20분-10분 회의록 템플릿

20분-10분 회의 방식은 온라인 회의 뿐만 아니라 오프라인 회의에도 충분히 적용할 수 있다.

오늘도 당신의 회의가 효율적으로 진행되어 빠르게 끝나기를 기원한다.