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당신이 지금 당장 노션으로 협업해야하는 5가지 이유

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"노션? 그거 필기할 때 쓰는 노트 앱 아니야? 에버노트 같은 거!"

요즘, '일 좀 한다'는 사람들이면 모두 쓰는 노션. 수업 필기, 독서노트처럼 개인 기록을 위해 사용하는 것을 넘어 외부에 제출하는 개인 포트폴리오나 외부와 소통하는 블로그를 노션으로 개설했다는 사람도 드물지 않게 볼 수 있다.

많은 사람들이 알지 못하지만 노션은 개인적인 작업뿐만 아니라 여러 사람과 함께 일하는 데에도 아주 효과적인 툴이다. 이번 글에서는 효율적인 협업을 위해 유용하게 쓸 수 있는 노션의 5가지 기능을 소개한다.

 

1. 다양한 기준으로 볼 수 있는 프로젝트 진행상황: 칸반보드

"이렇게 많은 사람들이 함께 참여하는 프로젝트는 처음인데, 어떻게 하면 한눈에 프로젝트 전체 진행 상황을 확인할 수 있을까? 프로젝트 진행 상황을 진행도별로도, 팀별로도, 시작 날짜별로도 보고싶어!"

프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 파악하기 어렵다? 노션을 활용하면 우왕좌왕할 걱정은 없다. 노션에서 제공하는 데이터베이스 기본 템플릿 중 하나인 칸반보드는 복잡하고 다양한 업무를 직관적으로 이해할 수 있는 툴이다. 노션으로 깔끔하게 업무의 진행상황을 정리해보자.

view 모드를 변경하면 보드/캘린더/리스트 등 다양한 형태로 확인할 수 있다. view 모드를 바꾸는 간단한 조작 하나면 칸반보드가 자유자재로 바뀐다. 목적에 따라 간편하게 변경하면 된다.

보드 모드는 프로젝트 진행상황, 프로젝트의 종류, 맡은 사람 등 작성자가 부여한 속성별로 항목을 그룹화한다. 그룹화 방식을 바꿔가면서 확인한다면 전체 프로젝트의 이해도가 높아질 것이다.

칸반 보드를 만들면 기본적으로 진행 현황 속성이 생기는데, 이를 활용하면 각기 다른 팀의 작업이 어떤 상황인지 한눈에 들어온다.

아, 이 일은 아직 진행중이야? 이 일은 끝났군! 다른 팀은 벌써 여기까지 했네. 우리 팀도 힘내봐야지!

팀 별로 속성을 추가하고 속성별로 그룹화하면 각 팀이 하는 일이 무엇인지 파악할 수 있다.

각 팀의 진행 상황을 전체와 공유하고 싶어! 

배정을 기준으로 그룹화하면 각 구성원이 맡고 있는 프로젝트를 볼 수 있다.

구성원 모두가 각자 하고 있는 일을 명확히 알았으면 좋겠어!

우선순위를 설정하여 빨리 해결해야 하는 일에 집중하는 것도 좋은 방법이다.

별 세 개 짜리 업무를 먼저 해야겠어!

캘린더 모드에서는 언제까지 일을 마치면 좋을지를 기준으로 할 일을 정리하기 편하다. Due date와 Launch date를 설정하여 프로젝트를 관리해보자!

리스트 모드에서는 모든 작업을 목록화해서 확인할 수 있다. 필터와 정렬 기능으로 내가 보고 싶은 기준대로 리스트의 순서를 바꾸면서 업무를 모아 보기 편리하다.

칸반보드를 구성하는 모든 카드는 개별 페이지로 연결된다. 미리보기로 먼저 확인하고, 열기 버튼을 클릭하면 손쉽게 이동할 수 있으며 바로 편집도 가능하다. 이 칸반보드만 있으면 내가 할 일을 바로 확인하고 진행할 수 있는 것!

칸반보드에 남긴 기록은 프로젝트 과정을 담은 일종의 데이터베이스나 다름 없다. 다음 프로젝트에서는 새롭게 틀을 짤 필요 없이 이전의 칸반보드 형식을 활용할 수 있다.

2. 작업 중인 동료에게로 순간이동: 작업 블록 표시

"(화상회의 중) 데글님! 지금 어디 보면서 말씀하고 계신 거예요? (클릭) 아!"

회의 중 갑자기 논의의 맥락을 놓쳐본 적이 있을 것이다. 분명 다른 팀원들은 같은 이야기를 하고 있는데, 도대체 어딜 보고 그 이야기를 하는 건지 나 혼자 이해할 수 없는 그런 상황 말이다. 이렇게 협업 중 미아가 된 누군가를 위해 노션이 준비한 솔루션이 있다.

공유 문서에서 동시에 작업을 하고 있을 때, 다른 사람이 커서를 둔 블럭 좌측에 그 사람 계정의 프로필 사진이 진한 동그라미로 표시된다. 공유 페이지 우측 상단에서는 누가 언제 들어왔는지, 지금 접속 중인지 한눈에 확인할 수 있다.

왼쪽의 진한 동그라미가 현재 접속자

지금 접속 중이라 진한 색으로 표시된 동그라미를 누르면 해당 계정이 작업하고 있는 블럭으로 바로 이동할 수 있다. 노션 페이지를 보며 화상회의 중인데 발표자가 페이지 내 어느 부분을 보고 말하는지 모르겠을 때 발표자 계정의 동그라미를 누르면 계정 주인이 커서를 둔 블록으로 이동된다.

 

수정하기 위해 커서를 둔 블럭 좌측에 표시되는 프로필 사진의 예

구글닥스에서도 유사한 기능을 지원하지만 아쉽게도 노션은 구글 닥스처럼 다른 계정이 선택한 텍스트가 하이라이트 되지는 않는다.

3. 언제까지 작업을 한 걸까: 접속 시간 기록

"데글님... 어제, 아니 오늘 대체 몇 시에 주무신 거예요?"

상술한 공유 페이지 우측 상단에는 지금 접속 중인 계정의 프로필 사진은 진한 색으로, 방문 기록이 있는 계정의 프로필 사진은 흐린 색으로 표시된다. 물론 한 번도 접속하지 않은 사람은 동그라미가 표시되지 않는다.

흐린 색으로 표시되는 프로필 사진에 마우스 커서를 올려놓으면 해당 계정주가 언제 마지막으로 접속했는지 "마지막으로 본 시간"을 통해 알 수 있다. 가장 짧게는 몇 초 전부터 길게는 몇 개월 전까지 다양한 단위의 시간으로 협업하는 사람이 마지막으로 페이지에 접속한 시간을 알 수 있다.

4. 무엇이 달라졌을까: 업데이트 기록

"데글님..!! 어젯밤에 이걸 다 고치셨네요?!?!"

회의에 한번 빠졌는데 최종적으로 결정된 회의록을 보는 것만으로는 내가 빠진 회의에서 어떻게 논의가 발전되었는지 알기 어려울 때가 있다. 노션에서는 작업 문서의 어떤 부분이 어떻게 수정되었는지 확인할 수 있어서, 수정 과정에 함께하지 못했던 사람이어도 수정 전과 후가 어떻게 달라졌는지 알 수 있다.

접속 시간 기록 바로 옆의 Updates를 누르면, 문서에서 누가, 어떤 부분을, 언제, 어떻게 수정하였는지 한눈에 확인할 수 있다. 이를 활용해 문서의 특정 부분에 대해 이해가 가지 않는다면, 누가 작성했는지 확인하고 작성자에게 질문할 수 있다.

사용자가 추가한 내용은 그대로 표시되며, 삭제한 부분은 취소선으로 표시된다. 파란색으로 활성화되는 부분을 클릭하면 해당 블록으로 바로 이동된다. 오른쪽의 시계 모양 아이콘을 클릭하면 그 수정이 일어났을 때의 버전으로 페이지를 되돌리는 것도 가능하다.

아래는 버전 기록을 상세하게 다룬 노션의 공식 가이드.

버전 기록

5. 언제 어디서든 가능한 피드백: 코멘트

"오늘은 여기까지 하고, 피드백은 댓글로 달아주세요!"

피드백을 모두가 한자리에 모여야만 할 수 있는 것이라고 생각했는가? 노션 댓글 기능이 있다면, 언제든지 피드백을 주고받을 수 있다.

노션에서는 원하는 부분을 드래그로 선택해 댓글을 달 수 있기 때문에 내가 궁금한 내용의 위치와 질문 사항이 명확히 표시된다. 내가 작성한 기록이 있는 페이지의 내용에 댓글이 달리면 좌측 바에 all updates(모든 업데이트)의 inbox(수신함)에 알림이 뜬다.

나를 언급하거나 내 글에 달린 코멘트를 (또는 해당 알림을) 클릭하면 그 코멘트로 바로 이동하여 상대방의 코멘트에 답글을 달 수 있다. 동료가 나에게 남긴 댓글을 시간이 지나도 확인할 수 있고, 굳이 얼굴을 맞대고 얘기하지 않아도 댓글로 묻고 답하며 의견을 나눌 수 있는 것.

혹시라도 내가 놓친 피드백이 있을지 걱정하지 않아도 된다. 노션은 모든 알림 사항을 확인할 때까지 확인하지 않은 알림의 숫자를 표시하고, 설정에 따라 코멘트가 등록될 때마다 앱 푸시 알림을 받을 수도 있다.

수정이 끝났다면? '해결' 버튼을 눌러 동료에게 미션을 클리어했다고 알리자. 굳이 메신저에 접속해 '요청 주신 부분 수정 완료했습니다'라고 보고할 필요가 없다.

개인 기록으로만 쓰기에 노션은 그 가능성이 무궁무진한 툴이다. 칸반보드, 작업 블록 표시, 접속 시간 기록, 업데이트 기록, 코멘트 기능으로 협업에도 노션을 활용해보자! 다음 컨텐츠에서는 무료 노션 계정에서 협업을 위해 다른 사용자를 초대하는 방법과 노션으로 협업할 때 유의할 점을 소개하겠다.

 

 

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